L’ère du numérique amène les entreprises à modifier entièrement leur manière de travailler. Elles souhaitent être plus rapides, plus efficaces, et donc gagner en temps, en rentabilité, et in fine en compétitivité. Cette volonté passe, entre autres, par la dématérialisation des documents. Voici tout ce qu’il faut savoir sur ce processus numérique, véritable atout dans le monde du travail.

Définition de la dématérialisation

De manière générale, la dématérialisation consiste à se défaire progressivement du papier pour tendre vers le tout numérique. Autrement dit, ce procédé repose sur le transfert de données, principalement papier, sur des supports informatiques. Il ne faut cependant pas le confondre avec la numérisation qui n’est qu’une partie de ce processus. La dématérialisation réunit plusieurs domaines : création, gestion, stockage, modification et diffusion de l’information.

Qui est concerné ?

La dématérialisation s’adresse aux entreprises et aux administrations s’orientant vers une transformation digitale en profondeur. Elle favorise l’évolution des moyens de gestion et d’optimisation de tout type de documents, comme la dématérialisation des documents administratifs. Elle inclut aussi la dématérialisation de documents comptables, commerciaux ou bien liés aux ressources humaines.

Dématérialiser étape par étape

La dématérialisation amène une modification profonde des activités, des démarches, des transactions, des outils, mais aussi de l’espace de travail. Pour réaliser cette transition, il faut avancer pas à pas et se doter des bons outils. Il faut par exemple cerner ses besoins et ses objectifs : les types de documents à informatiser, leur volume, etc. Il faut installer les outils nécessaires, tels que des logiciels de gestion de documents et de partage de fichiers. Et bien sûr, il faut communiquer auprès de l’ensemble de ses salariés.

Les avantages

La dématérialisation des documents comporte beaucoup d’atouts. Elle permet un gain de temps grâce à sa meilleure gestion de l’information. En découle un gain de productivité, de rentabilité et de compétitivité. Elle optimise la place dans les bureaux grâce à l’archivage numérique des documents. Moins polluante, elle véhicule enfin une image plus propre et valorisante d’une entreprise.

Quelques recommandations

Malgré ces avantages, des précautions sont à prendre. Il faut d’abord choisir avec soin le système de sécurisation des données afin d’éviter tout vol ou piratage informatique. Cela passe par un investissement dans du matériel et des outils de qualité. Il faut également bien communiquer afin que l’ensemble des collaborateurs puissent s’approprier facilement cette nouvelle manière de travailler.

La dématérialisation permet à une entreprise d’entamer un changement profond dans son rapport au numérique. Elle allie création de données, meilleure gestion des documents et partage de l’information. En suivant les étapes et avec les bons outils, la dématérialisation se révèle donc un atout indispensable.